Informativa tesseramento e soci

Informativa sul trattamento dei dati personali

ISCRIZIONE ALL’ASSOCIAZIONE CLUB DUCATI MARCHE

destinatari: soci dell’Associazione

L’Associazione CLUB DUCATI MARCHE ASD (d’ora in avanti anche “Associazione”) desidera informarLa riguardo il trattamento dei Suoi dati personali, in qualità di associato.

Questa informativa viene resa in accordo ai principi di trasparenza e correttezza e nel rispetto dei Suoi diritti, ai sensi del Regolamento UE 2016/679 sulla protezione dei dati personali.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il titolare del trattamento è l’Associazione MOTOCLUB MORROVALLE, via Michelangelo 162 Morrovalle (MC), stabilito nell’Unione Europea, che può essere contattato ai seguenti recapiti: telefono 0733.564106 email brunogiacom@gmail.com

ORIGINE DEI DATI

I dati sono acquisiti direttamente presso di Lei, conferiti in occasione:

Richiesta di iscrizione all’Associazione e compilazione dei relativi moduli di iscrizione, sia cartacei che online
dell’invio di Sue richieste e reciproche comunicazioni
della richiesta, instaurazione o prosecuzione di altri rapporti che richiedono l’uso o l’integrazione dei dati personali

CATEGORIE DI DATI PERSONALI

Il trattamento riguarda i Suoi dati personali identificativi anagrafici, nome cognome, indirizzo, email, telefono, indirizzo postale, codice fiscale, data di nascita, documento di identità e/o ulteriori dati eventualmente specificati nelle diverse finalità del trattamento.

L’iscrizione all’Associazione non comporta il trattamento di dati personali dell’utente qualificabili come “particolari” (o “sensibili”). Non sono trattati inoltre, di norma, dati personali relativi a condanne penali e reati.

L’abilitazione all’attività agonistica necessita di certificazione medica all’idoneità agonistica: le richieste di abilitazione comporteranno il trattamento di dati relativi allo stato di salute, così come richiesti dalla modulistica ufficiale da presentare alla Federazione Motociclistica Italiana (FMI).

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

ATTIVITÀ PREVISTE DALLO STATUTO DELL’ASSOCIAZIONE

I Suoi dati saranno utilizzati, ove necessario, per eseguire i compiti e le attività previste dallo Statuto, a cui lei ha aderito associandosi, ovvero, in sintesi:

attività amministrative, contabili e assicurative legate alla Sua posizione associativa
attività legate alla natura giuridica ed associativa dell’Associazione
attività necessarie a rispettare gli obblighi statutari, regolamentari, contrattuali e legali ai quali è soggetta l’Associazione
programmazione, organizzazione e svolgimento delle attività dell’Associazione, che includono l’invio di comunicazioni via mail, telefono o servizi di messaggistica istantanea (es whatsapp)
attività di rappresentanza della struttura associativa e attività connessa alla verifica dei requisiti previsti per il mantenimento della qualifica di socio FMI e Ducati Motor Holdiing spa
gestire le attività ed i servizi erogati attraverso il nostro sito internet www.ducatimarche.com, che includono la raccolta, la conservazione e l’elaborazione dei dati trattati ai fini dell’evasione delle richieste, e della relativa gestione tecnica, operativa, ed amministrativa, nonché per l’invio di comunicazioni necessarie allo svolgimento delle attività stesse
gestione dei pagamenti dei servizi sottoscritti, dei relativi dati di pagamento (inclusi gli estremi bancari o identificativi delle carte di credito o altri strumenti di pagamento), degli eventuali oneri economici accessori, dei relativi adempimenti contrattuali, legali, contabili, fiscali, amministrativi
adempiere agli obblighi generali previsti dalla legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria o da ordini impartiti dalle Autorità ed altre Istituzioni competenti
dare seguito a richieste da parte dell’Autorità amministrativa o giudiziaria competente e, più in generale, di soggetti pubblici nel rispetto delle formalità di legge

Per le predette finalità non è richiesto il Suo consenso, poiché il trattamento è necessario per eseguire gli obblighi di legge e derivanti dal contratto associativo o per adempiere, prima della conclusione del contratto, a Sue specifiche richieste. II conferimento dei dati è necessario per le finalità associative.

FOTOGRAFIE E RIPRESE AUDIO-VIDEO

Durante le attività, incluse quelle pubbliche o aperte al pubblico, possono essere effettuate riprese fotografiche e registrazioni audiovisive, per diverse finalità:

uso documentale interno
utilizzo interno di riprese video-fotografiche e registrazioni audio per documentare le attività dell’Associazione
pubblicazione su web
diffusione sul sito internet e/o social network dell’Associazione delle riprese video-fotografiche e registrazioni audio, per documentare le attività e le iniziative dell’Associazione
pubblicazioni cartacee
diffusione su pubblicazioni cartacee dell’Associazione o di soggetti terzi ad essa collegati delle riprese fotografiche, per documentare le attività e le iniziative dell’Associazione

Per le predette finalità il conferimento dei dati è facoltativo e per ciascuna di esse è richiesto il Suo esplicito consenso nonché la liberatoria all’utilizzo delle immagini.

INVIO DI COMUNICAZIONI PROMOZIONALI

I Suoi dati identificativi di contatto (es. nome cognome, indirizzo, email, telefono) possono essere utilizzati per inviare informazioni, promuovere e pubblicizzare, a mezzo posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica, servizi analoghi all’oggetto del rapporto associativo con noi in corso, salvo un Suo dissenso, che potrà esprimere inizialmente o in occasione delle successive comunicazioni.

Soltanto con il Suo esplicito consenso, i Suoi dati potranno essere trattati anche per ulteriori finalità di marketing e promozione commerciale:

inviarLe informazioni promozionali, promuovere e pubblicizzare, a mezzo posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica, nuovi prodotti, beni o servizi da noi forniti
rilevare il grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi erogati
inviarLe posta elettronica, cartacea, telefono e servizi di messaggistica comunicazioni commerciali e/o promozionali di soggetti terzi (es nostri partner e sponsor)

INTERESSE LEGITTIMO DELL’ ASSOCIAZIONE

I dati personali potranno possono essere trattati, senza la necessità del Suo consenso, per finalità connesse al perseguimento dei nostri legittimi interessi, tra cui le menzionate comunicazioni necessarie allo svolgimento dei rapporti associativi in corso, la protezione contro le frodi, la valutazione del rischio e le relative misure di sicurezza, il trasferimento di dati all’interno dell’ organizzazione, le finalità statistiche, l’adempimento degli obblighi connessi alla sicurezza informatica, tra cui l’adozione di procedure di rilevazione e notificazione delle violazioni di dati personali (data breach), nonché il trattamento necessario per assicurare l’esercizio del diritto di opposizione.

Per queste finalità i dati saranno trattati secondo principi di equità, proporzionalità, necessità e minimizzazione, preferendo per quanto possibile la forma aggregata o anonima.

MODALITÀ DEL TRATTAMENTO

Il trattamento avviene mediante l’utilizzo di procedure e strumenti, anche informatici, idonei a garantire la riservatezza, l’integrità e la disponibilità dei dati nei modi e nei limiti necessari per perseguire le predette finalità e nel rispetto delle misure di sicurezza tecniche ed organizzative adottate dalla nostra organizzazione.

I sistemi generalmente utilizzati sono:

raccolta e organizzazione di dati non informatizzata, tramite domande di ammissione, coupon, questionari e modelli;
raccolta e organizzazione di dati informatizzati, attraverso strumenti informatici, web, software specifici, modelli di compilazioni on‐line, documenti editabili;
organizzazione in banche dati in forma automatizzata e non automatizzata.

I dati personali sono trattati esclusivamente da parte di personale autorizzato ed istruito, al quale è consentito l’accesso ai dati nella misura e nei limiti in cui esso è necessario per lo svolgimento delle attività di trattamento.

I dati che risultano eccedenti o non pertinenti alle finalità del trattamento saranno cancellati o non utilizzati salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene.

La trasmissione di dati ed informazioni tramite posta elettronica, internet o altri canali digitali non può ritenersi totalmente sicura: l’Associazione non è pertanto in grado di garantire la sicurezza dei dati che vengono trasmessi tramite questi canali e nel scoraggia l’uso per l’invio di dati di carattere particolare. Pertanto, qualunque trasmissione di tale genere avviene a rischio del mittente.

DURATA DEL TRATTAMENTO

RAPPORTO ASSOCIATIVO

I dati identificativi verranno trattati per tutta la durata del rapporto associativo ed anche successivamente, per l’espletamento di obblighi di legge e per finalità amministrative, nei termini previsti dallo Statuto e dalle vigenti normative, quali ad esempio i termini di tenuta della contabilità, i termini prescrizionali dalla definizione del rapporto e comunque dal momento in cui i diritti che ne dipendono possono essere esercitati, gli ulteriori termini derivati da un eventuale contenzioso se questo comporta una proroga dei termini predetti.

In ogni caso CLUB DUCATI MARCHE, a tutela dei propri interessi, potrà trattare i dati personali fino al tempo permesso dalla legge.

SICUREZZA INFORMATICA

I dati informatici, tra cui i log di accesso ai servizi web e/o relativi indirizzi IP, potranno essere conservati in relazione al rischio presunto e/o rilevato e dalle conseguenze pregiudizievoli che ne derivano, ad eccezione delle misure adottate per rendere i dati anonimi o per limitarne il trattamento.

I dati saranno conservati con decorrenza dalla rilevazione dell’evento di pericolo o di violazione dei dati (data breach), per il tempo necessario a procedere alla notificazione all’Autorità della violazione dei dati rilevati e per adottare le relative misure di ripristino e messa in sicurezza.

INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI PROMOZIONALI

Per le finalità di comunicazione e promozione dei servizi e delle attività i Suoi dati saranno conservati per non oltre 2 anni dalla raccolta dei dati, salvo Sua esplicita richiesta di cancellazione o revoca del consenso.

OBBLIGO O FACOLTÀ DI CONFERIRE I DATI

Per i dati che siamo obbligati a conoscere, necessari al fine di adempiere agli obblighi connessi al rapporto associativo nonché previsti da leggi, da regolamenti e dalla normativa comunitaria, ovvero da disposizioni impartite da Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo, il loro mancato conferimento comporterà l’impossibilità di instaurare o proseguire il rapporto associativo, nei limiti in cui tali dati sono necessari all’esecuzione dello stesso.

Per i dati che non siamo obbligati a conoscere, indicati nelle rispettive finalità, quali ad esempio informazioni o dati di contatto aggiuntivi per l’invio di comunicazioni promozionali, il conferimento degli stessi è facoltativo, e la loro mancata indicazione non consentirà l’espletamento o la personalizzazione di alcuni servizi.

DESTINATARI DEI DATI

AMBITO DI CONOSCENZA INTERNO ALL’ASSOCIAZIONE

Possono venire a conoscenza dei Suoi dati le seguenti categorie di soggetti, interni all’Associazione: uffici amministrativi e di segreteria interni, addetti alla contabilità, collaboratori. Tutti i soggetti che accedono ai Suoi dati sono opportunamente autorizzati, istruiti e vincolati ad obblighi di riservatezza.

COMUNICAZIONE DEI DATI ALL’ESTERNO

I Suoi dati non verranno diffusi (ad esempio tramite pubblicazione su web), salvo nostra espressa richiesta e Suo esplicito consenso.

I Suoi dati identificativi potranno essere comunicati a:

alla Federazione Motociclistica Italiana, ed al CONI, alle quali l’Associazione è affiliata
alla Ducati Motor Holding spa, che tratterà i dati in qualità di Titolare del trattamento per le finalità connesse all’adesione alla rete dei Club Ducati “Desmo Owner Club” //www.ducati.com/it/it/desmo-owners-club (si veda la specifica informativa)
soggetti pubblici o privati che possono accedervi in forza di disposizione di legge, di regolamenti o di normativa comunitaria, nei limiti previsti da tali norme, tra cui distretti sanitari ed uffici dei servizi sociali dei Comuni di appartenenza
a soggetti nostri consulenti, nei limiti necessari per svolgere il loro incarico presso la nostra organizzazione, previa designazione di responsabilità che impone doveri di riservatezza e sicurezza
a soggetti che trattano dati per finalità ausiliari al rapporto che intercorre con noi, ovvero che svolgono o forniscono specifici servizi strettamente funzionali all’esecuzione di tale rapporto (ad esempio, istituzioni o organismi pubblici, partner tecnici per i servizi di imbustamento, stampa e spedizione, provider dei servizi di comunicazione elettronica o servizi web)
compagnie assicurative
società di gestione di informazioni commerciali o di promozione pubblicitaria;

La comunicazione dei dati personali è limitata esclusivamente ai dati necessari per il raggiungimento delle specifiche finalità cui sono destinati.

TRASFERIMENTO DEI DATI PERSONALI AL DI FUORE DELL’UE

I dati personali non saranno trasferiti in terzi non appartenenti all’Unione Europea.

I SUOI DIRITTI

In ogni momento Lei potrà esercitare i diritti che sono riconosciuti agli interessati del trattamento, ai sensi degli artt. da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679, ovvero:

chiedere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali trattati;
ottenere le indicazioni circa le finalità del trattamento, le categorie dei dati personali trattati, i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utili per determinarlo;
aggiornare o rettificare i dati personali, affinché siano sempre esatti;
cancellare i dati personali quando non più necessari per le finalità del trattamento, qualora sussistano le condizioni di legge ed il trattamento non sia giustificato da altro legittimo motivo;
limitare il trattamento dei dati personali, qualora ne sussistano le condizioni, tra cui l’inesattezza, l’opposizione al trattamento, il trattamento illecito.
ottenere la portabilità dei dati, qualora il trattamento avvenga sulla base di un contratto e con strumenti automatizzati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di trasmetterli ad un altro Titolare del trattamento
opporsi al trattamento in qualsiasi momento ed anche nel caso di trattamento per finalità di marketing diretto o effettuato mediante processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.
revocare il consenso, qualora fornito per specifiche attività di trattamento. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento basata sul consenso svolto prima della revoca stessa;
il diritto di proporre reclamo a un’Autorità di Controllo: fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziaria, il reclamo può essere presentato all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali. Oppure, qualora ve ne siano le condizioni, tra cui la Sua diversa residenza o il diverso Stato membro presso cui sia avvenuta la violazione della normativa, presso le autorità di controllo stabilite in altro paese UE.

Per esercitare tali diritti può rivolgersi, con richiesta rivolta senza formalità, al Titolare del trattamento, CLUB DUCATI MARCHE i cui dati di contatto sono indicati all’inizio di questa informativa, che procederà in tal senso senza ritardo.

Per il trattamento di cui è titolare la Federazione Motociclistica Italia, tra cui la gestione dei tesseramenti e l’invio di comunicazioni tramite newsletter, è possibile consultare la pagina web //www.federmoto.it/privacy/

Qualora l’Associazione intenda avviare un trattamento dei dati per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente informativa, provvederà, prima di procedervi, ad informarLa e ad ottenere, se necessario, il relativo consenso.

AGGIORNAMENTI

L’Associazione CLUB DUCATI MARCHE aggiorna le politiche e le prassi interne adottate nella protezione dei dati personali ogni qualvolta sia necessario ed in caso di modifiche normative e organizzative che abbiano rilevanza sul trattamento dei dati personali.

Ogni aggiornamento della presente informativa sarà tempestivamente reso disponibile mediante mezzi congrui.